Po zawarciu umowy o zarządzanie Pracowniczym Planem Kapitałowym z wybraną instytucją finansową pracodawca w dalszej kolejności powinien zawrzeć w imieniu i na rzecz osób u niego zatrudnionych umowę o prowadzenie PPK, a jej załącznikiem jest lista uczestników PPK.
W praktyce oznacza to, że pracodawca nie jest zobowiązany do zawierania osobnej umowy dla każdego pracownika. Lista uczestników PPK będzie aktualizowana i taki zabieg nie oznacza zmiany umowy o prowadzenie PPK.
Pracodawca zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu wszystkich osób zatrudnionych, które ukończyły 18 lat (z wyjątkami opisanymi w artykule "Firma musi policzyć ile osób zatrudnia" LINK ) i nie ukończyły 55. roku życia, chyba że zrezygnują wcześniej z dokonywania wpłat do PPK.
Uwaga! Inaczej wygląda sytuacja w przypadku osób zatrudnionych, które ukończyły 55. rok życia, ale nie mają jeszcze 70 lat, bo w tej grupie umowy o prowadzenie PPK są zawierane wyłącznie na ich wniosek. Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o możliwości złożenia takiego wniosku. Przy czym w myśl ustawy o PPK, pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz takiej osoby, także jeśli w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia przepracowała w tej firmie łącznie przez co najmniej 3 miesiące. Ma to zapobiegać sytuacji, w której pracodawca celowo rozwiąże z osobą zatrudnioną stosunek prawny, który jest podstawą jej zatrudnienia tuż przed ukończeniem przez nią 55. roku życia, a następnie zatrudni ją na nowo po ukończeniu tego wieku.
Obowiązek zawarcia umów o prowadzenie PPK nie odnosi się natomiast do osób zatrudnionych, które najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyły 70. rok życia.
Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK pracodawca może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w programie, ale nie jest to jego obowiązek.
Twórcy programu i eksperci prowadzący portal mojePPK rekomendują jednak takie działanie pracodawcy jako podmiotu uczestniczącego w budowaniu oszczędności swoich pracowników, tym bardziej, że w tym układzie pracodawca jest pewnego rodzaju pośrednikiem między zatrudnionymi a instytucją finansową.
O warunkach uczestnictwa w PPK, w tym o możliwości konwersji i zamiany oraz o obowiązkach i uprawnieniach pracodawcy i pracownika związanych z uczestnictwem w PPK, osobę zatrudnioną zobowiązana jest natomiast poinformować instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o prowadzenie PPK.