To pracodawca musi wybrać instytucję, która będzie prowadziła PPK, ale w uzgodnieniu z pracownikami. Wybrać je będzie można z rejestru dopuszczonych do prowadzenia PPK, który będzie prowadzony przez portal PFR.
Wyboru instytucji finansowej dokonuje pracodawca w porozumieniu z działającą w firmie zakładową organizacją związkową, a jeśli taka u niego nie funkcjonuje - to z reprezentacją pracowników.
W praktyce funkcję takiego przedstawicielstwa najczęściej pełni pracownik lub grupa pracowników wybrana przez załogę, co ważne taka reprezentacja nie może bowiem zostać wskazana przez pracodawcę. Przy czym, jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie co do wyboru instytucji finansowej, decyzja o wyborze instytucji, w której utworzy PPK, należy do pracodawcy.
Wybrać można tylko spośród tych instytucji, które są umieszczone w ewidencji PPK i prezentowanych na portalu PPK (www.mojePPK.pl). Przed zawarciem umowy należy zweryfikować, czy dany podmiot znajduje się na tej liście.
Ustawa nakłada jednak w tym względzie dodatkowe warunki. Wybierają konkretną instytucję, czy to wspólnie z przedstawicielstwem pracowników, czy samodzielnie, pracodawca powinien uwzględniać jak najlepiej rozumiany interes pracowników, w szczególności:
- proponowane przez instytucję finansową warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, np. wysokość opłat za zarządzanie (choć te są ograniczone ustawowo)
- efektywność tej instytucji w zarządzaniu aktywami
- posiadane przez nią doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.
Jeśli pracodawca nie podpisze umowy o zarządzanie PPK w wyznaczonym terminie, zostanie pisemnie wezwany przez Polski Fundusz Rozwoju do jej zawarcia z tzw. wyznaczoną instytucją finansową, której funkcję pełnić będzie PFR TFI, albo do przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową. Będzie miał na to 30 dni od otrzymania wezwania.
- fundusz inwestycyjny zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI), które zostało umieszczone w ewidencji PPK
- fundusz emerytalny zarządzany przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne (PrTE), które zostały umieszczone w ewidencji PPK
- zakład ubezpieczeń, który został umieszczony w ewidencji PPK.